Zanim jednak opiszemy, co w istocie umie OKI MC573dn, kilka słów na temat podstawowych funkcji urządzenia, czyli drukowania i skanowania.
To drukarka wielofunkcyjna, określana skrótem „MFP” (ang. Multi-Function Printer). W jednym urządzeniu połączono cechy drukarki, skanera, kopiarki i faksu. W przypadku MC573dn OKI stosuje określenie „Smart MFP”, które zostało przetłumaczone jako „inteligentne urządzenie wielofunkcyjne”. Podkreśla to dodatkowe cechy sprzętu, o których za chwilę.
Producent od wielu lat rozwija własną technikę druku, wykorzystującą diody LED do naświetlania bębna światłoczułego. To rozwiązanie alternatywne do drukarek laserowych. Mechanizm ma mniej części ruchomych i prostszą konstrukcję, więc drukarki tej marki po prostu rzadziej się psują. Omawianą technikę zastosowano także w modelu MC573dn, na który OKI standardowo udziela aż 3-letniej gwarancji (pod warunkiem zarejestrowania sprzętu po zakupie na stronie WWW producenta).
Według danych technicznych MC573dn drukuje z rozdzielczością do 1200 punktów na cal (dpi) bez interpolacji przy prędkości 30 stron na minutę – zarówno w trybie czarno-białym, jak i w kolorze. Urządzenie zapewnia też w standardzie funkcję druku dwustronnego (duplex), co pozwala oszczędzać papier przy drukowaniu wielostronicowych dokumentów.
MC573dn wyposażono także w bardzo szybki skaner działający w technice CIS wraz z podajnikiem automatycznym (ADF) na 50 kartek formatu A4. Sprzęt skanuje do 30 stron na minutę (w kolorze i rozdzielczości 600 dpi). W standardzie dostępna jest funkcja skanowania dwustronnego (dość rzadko spotykana w urządzeniach tej klasy).
Co prawda OKI MC573dn ma złącze USB, ale marnotrawstwem byłoby podłączanie urządzenia bezpośrednio do komputera w ten sposób. Sprzęt powinno się podłączyć do sieci lokalnej – przewodem (drukarka ma wbudowany moduł Gigabit Ethernet 1 Gb/s) lub bezprzewodowo, przez WiFi. W tym drugim przypadku trzeba się jednak wyposażyć w opcjonalną kartę sieciową. Egzemplarz testowy dostarczono nam wraz z modułem Wi-Fi.
Sprzęt został wyposażony w 7-calowy kolorowy ekran dotykowy. To ważne, bo większość funkcji MC573dn można uruchomić bez użycia komputera.
Drukarka korzysta z otwartej platformy OKI sXP (ang. smart Extendable Platform), która umożliwia integrację z systemami do zarządzania obiegiem dokumentów firm trzecich, na przykład Drivve czy PaperCut.
W dniu publikacji tego artykułu OKI MC573dn można kupić już za 1350 zł.
Drukowanie
Podstawową funkcją OKI MC573dn jest drukowanie. Sprzęt drukuje w kolorze z wykorzystaniem czterech pojemników z tonerem (podstawowe cztery kolory w standardzie CMYK, czyli cyjan, magenta, żółty i czarny). Standardowo drukarka sprzedawana jest z pojemnikami o wydajności 2000 stron (dotyczy każdego z czterech kolorów). Po zużyciu tonera można się zaopatrzyć w pojemniki o wydajności 1500 stron lub wersje o zwiększonej pojemności (cyjan, magenta, żółty – 6000 stron, czarny – 7000 stron). Bęben światłoczuły wystarczy na 30 tys. stron, a pas transferu i zespół utrwalający – na 60 tys. stron. Wszystkie elementy bardzo łatwo jest wymienić samodzielnie. W razie czego można się wspomóc filmami instruktażowymi na YouTube.
Najprostszym sposobem wykorzystania urządzenia OKI w roli drukarki jest podłączenie go do komputera przewodem USB. Tracimy wówczas całą dodatkową funkcjonalność sprzętu, więc optymalnie jest podłączyć MC573dn do sieci Ethernet. W ten sposób z jednej drukarki będą mogły korzystać wszystkie komputery w lokalnej sieci.
Z poziomu panelu drukarki można ponadto drukować dokumenty przechowywane na dyskach sieciowych (mogą to być także serwery NAS). Nie trzeba w tym celu uruchamiać komputera, chociaż w tej sytuacji będzie można wydrukować tylko wybrane pliki: PDF, JPEG lub TIFF. Nie wydrukujemy już plików Worda (DOCX) czy Excela (XLSX) – tu już będzie trzeba posłużyć się komputerem, na którym zostaną zainstalowane odpowiednie narzędzia.
Drukarkę można też skonfigurować tak, by możliwe było drukowanie dzięki usłudze Google Cloud Print. Pozwoli to drukować na przykład z urządzeń przenośnych, w tym smartfonów i tabletów z Androidem. Posiadacze urządzeń Apple (także iPhone’ów i iPadów) też będą mogli drukować bezpośrednio ze swoich gadżetów, gdyż MC573dn obsługuje usługę Apple AirPrint.
Sprzęt ma również wbudowane złącze USB (na przedniej ściance), więc pozwala drukować dokumenty zapisane na pendrive’ach, przenośnych dyskach twardych lub nośnikach SSD. Nośniki muszą być sformatowane w formacie plików NTFS lub FAT/FAT32 – drukarka nie obsługuje formatu exFAT. Także w ten sposób wydrukujemy pliki w ograniczonej liczbie formatów (takich jak wyżej, czyli PDF, JPEG i TIFF).
OKI MC573dn drukuje w rozdzielczości 1200 punktów na cal (dpi) z szybkością (według producenta) do 30 stron na minutę, zarówno w trybie czarno-białym, jak i w pełnym kolorze. Pierwszy wydruk uzyskujemy po mniej więcej 12 sekundach.
Standardową funkcją MC573dn jest druk dwustronny. To powszechnie stosowany sposób na ograniczenie zużycia papieru, ale dostępny tylko w droższych drukarkach. Domowe urządzenia za kilkaset złotych najczęściej są tej funkcji pozbawione, więc żeby wydrukować dokument na obu stronach, trzeba albo ręcznie pojedynczo przerzucać kartki, albo najpierw wydrukować nieparzyste strony dokumentu, a potem obrócić wydrukowany stos i ponownie włożyć go do podajnika, by wydrukować parzyste strony. To kłopotliwe.
Skanowanie
Urządzenia wielofunkcyjne, czyli łączące cechy drukarki, skanera, a często także faksu (to urządzenie wciąż jeszcze czasem się przydaje), dostępne są już nawet za niewiele ponad 200 zł. Niestety, możliwości skanera w takim sprzęcie często pozostawiają wiele do życzenia, zarówno jeśli chodzi o jakość skanowania, jak i wygodę obsługi. Najczęściej urządzenia takie mają po prostu wbudowany prosty skaner płaski, pozwalający skanować pojedyncze strony A4.
W bardziej zaawansowanych konstrukcjach skanery są wyposażone w automatyczny podajnik papieru (ADF – ang. Automatic Document Feeder), więc można umieścić w nich stos nawet kilkudziesięciu kartek, a potem zeskanować je automatycznie – sprzęt zapisze zeskanowane strony w wielostronicowym dokumencie PDF. Niedrogie modele MFP nie mają jednak funkcji skanowania dwustronnego.
OKI MC573dn ma wbudowany dwustronny skaner. Możliwe jest skanowanie pojedynczych stron A4 leżących na szybie urządzenia, ale można także umieścić do 50 arkuszy A4 w podajniku, a cały dokument zostanie zeskanowany (także dwustronnie) z wysoką wydajnością, do 30 stron na minutę.
Testy – funkcje podstawowe
Urządzenie po wypakowaniu i podłączeniu kablem Ethernet do sieci lokalnej jest niemal natychmiast gotowe do pracy. Wystarczy dodać nową drukarkę na komputerze – i już można drukować.
Po instalacji sterowników otrzymujemy dostęp do panelu drukarki, z którego poziomu można dostosować opcje drukowania czy skanowania, a także zarządzać kolejką drukowania.
Sterownik drukarki dla Windows 10 zasugerował nam ponadto, że „jest dostępna aplikacja” (zrzut ekranu powyżej), ale po kliknięciu przycisku „Pobierz aplikację” otwiera się Windows Store z komunikatem, że aplikacja „OKI Print Experience nie jest obecnie dostępna”. Pewnie chodzi o to, że ktoś nie przetłumaczył interfejsu z japońskiego na polski.
Raczej niewiele tracimy, bo prócz ładnych kolorowych ikonek nie ma tam żadnych dodatkowych opcji, których nie udostępniałby standardowy sterownik Windows.
Narzędzie Skanowanie wbudowane w Windows 10 bez problemu wykrywa sprzęt i pozwala skanować dokumenty – z szyby skanera płaskiego lub podajnika.
Ale to dopiero początek możliwości OKI MC573dn. Możemy się w nie zanurzyć, gdy rozpoczniemy eksplorację menu samej drukarki.
Obsługa bez użycia komputera
Urządzenie wyposażono w uchylny panel z wbudowanym 7-calowym dotykowym ekranem i zestawem przycisków. Po włączeniu drukarki ekran główny przedstawia się tak jak na zdjęciu poniżej. Grafika jest schludna, ale niezbyt już nowoczesna.
Można teraz wykonać szereg czynności, stojąc cały czas przy samej drukarce i nie wspomagając się w ogóle komputerem.
Pierwsza opcja, „Kopiuj”, nie wymaga szczególnych objaśnień. Umożliwia kopiowanie dokumentów (także dwustronnych) w kolorze lub odcieniach szarości. Mamy też dostęp do takich opcji, jak powiększanie dokumentu i drukowanie dwóch skopiowanych arkuszy na jednej kartce papieru.
Znacznie ciekawsza jest funkcja „Skanuj”. Skanowane dokumenty można zapisywać na bardzo wiele sposobów. Najprościej jest po prostu wybrać zapis dokumentu na nośniku USB. Można jednak zapisywać pliki w folderach sieciowych, na przykład udostępnionych na komputerach PC czy serwerach typu NAS. Można utworzyć kilka profilów, które umożliwią szybki wybór urządzenia i folderu do zapisywania obrazów. Każdy profil może mieć też określone ustawienia skanowania.
Przykładowo jeden profil, nazwany „Rysunki dzieci”, będzie uruchamiał skanowanie w kolorze i zapis obrazów w folderze „Rysunki dzieci” na serwerze sieciowym. Z kolei profil „Faktury” będzie uruchamiał skanowanie w odcieniach szarości i zapis obrazów w folderze „Faktury”. Dzięki temu już na etapie samego skanowania można wstępnie posegregować skanowane dokumenty.
Rozwiązaniem często stosowanym w firmach jest wysyłanie skanów pocztą elektroniczną prosto z drukarki. OKI MC573 też to umie. Po uprzednim skonfigurowaniu konta pocztowego można wybrać, by skany były wysyłane do dowolnych adresatów mejlem.
Z poziomu opcji „Drukowanie” można drukować dokumenty zapisane na dysku sieciowym lub nośniku USB (takim jak pendrive) podłączonym do portu USB w drukarce. OKI MC573dn poprawnie rozpoznaje takie formaty plików, jak: PDF, JPEG, TIFF.
Aplikacja mobilna
Dla drukarki OKI MC573dn dostępna jest też aplikacja na smartfony (OKI Mobile Print), która ułatwia drukowanie i skanowanie bezpośrednio z poziomu tych urządzeń. Nie wygląda najlepiej (to nawet delikatnie powiedziane – wystarczy spojrzeć na ekran główny), ale wywiązuje się ze swojego zadania: ułatwia drukowanie dokumentów czy na przykład stron internetowych prosto z telefonu. Działa tylko wtedy, gdy użytkownik znajduje się ze swoim smartfonem w obrębie sieci lokalnej (połączony z WiFi).
Sendys Explorer
Opisane przez nas do tej pory funkcje drukarki są dość powszechne w sprzęcie tego typu. Tym, co wyróżnia urządzenie OKI, jest oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami, Sendys Explorer. Do modelu MC573dn dołączono darmową wersję tego narzędzia, Sendys Explorer LITE; jest też wersja płatna, bardziej rozbudowana – Premium.
Sendys Explorer pozwala stworzyć tzw. środowisko druku podążającego. Chodzi o to, by użytkownik drukarki miał łatwy dostęp do swoich wszystkich dokumentów, mógł je przeglądać i drukować w dowolnym momencie (i na dowolnej drukarce w ramach skonfigurowanego systemu) oraz dodawać do bazy dokumentów nowe, na przykład po zeskanowaniu ich za pomocą urządzenia MFP, albo nawet sfotografowaniu ich smartfonem, a zarazem o to, by dokumenty te były zabezpieczone przed dostępem ze strony osób niepowołanych. Założenie jest wręcz takie, że użytkownik może wydrukować swój dokument dopiero po tym, jak podejdzie do drukarki i wprowadzi dane uwierzytelniające: wpisze login i hasło, wpisze PIN lub przyłoży kartę zbliżeniową. W ten sposób wydrukowane dokumenty trafią od razu w jego ręce.
Sendys Explorer to rozbudowany pakiet umożliwiający kompleksowe zarządzanie dokumentami i katalogowanie ich. Z założenia Sendys pozwala na pracę na zestawie dokumentów wielu osobom – na przykład pracownikom tej samej firmy, a także ich partnerom biznesowym. Narzędzie ma też wbudowany moduł rozpoznawania tekstu (OCR), więc przetwarza zeskanowane dokumenty na tzw. przeszukiwalne pliki PDF; będzie można je potem łatwo odnaleźć przez wpisanie w wyszukiwarce ciągu znaków, który znajduje się gdzieś w dokumencie.
Instalacja Sendys Explorer nie jest, niestety, łatwa. Po zarejestrowaniu się na stronie sendysexplorer.com pobieramy plik instalacyjny (waży ponad 0,5 GB) i instalujemy go na komputerze. Komputer ten staje się wtedy centralnym serwerem katalogującym dokumenty, dlatego należy wybrać maszynę, która jest włączona 24 godziny na dobę. To ważne, bo po wyłączeniu komputera usługa Sendys Explorer przestaje działać.
Jednym z kluczowych składników Sendys Explorer jest serwer WWW. Narzędzie nie ma własnej aplikacji dla Windows; obsługujemy je na komputerze za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
Po poprawnej instalacji pakietu można się już do niego zalogować za pomocą przeglądarki (która zresztą uruchomi się automatycznie – nie trzeba znać adresu ani numerów portów serwera; od razu zobaczymy okno logowania, a na początku login i hasło to po prostu „admin/admin”).
Teraz trzeba przeprowadzić wstępną konfigurację narzędzia, czyli dodać drukarkę i skonfigurować konta wszystkich użytkowników. Cały proces teoretycznie jest dość prosty, chociaż my natrafiliśmy na problem przy dodawaniu drukarki. Wprawdzie Sendys ją wykrył, ale twierdził, że jest w trybie offline. Dopiero wpisanie adresu IP w ustawieniach drukarki rozwiązało problem.
Następnym krokiem było takie skonfigurowanie samej drukarki, by ta zamiast do swojego standardowego menu logowała się na serwer Sendys i wyświetlała jego panel. Działa to w ten sposób, że drukarka ma wbudowaną przeglądarkę internetową i może jako swoje menu główne wyświetlać wybraną stronę WWW. Tu trzeba wskazać adres serwera, na którym działa Sendys.
Jak widać, konfiguracja pakietu Sendys wymaga pewnej podstawowej wiedzy na temat sieci komputerowych, więc typowy księgowy pewnie sobie nie poradzi z jego ustawieniem. Na szczęście nie trzeba konfigurować Sendys samodzielnie – usługa konfiguracji jest wliczona w cenę urządzenia, więc pracownik dystrybutora lub OKI zainstaluje i ustawi co trzeba zupełnie za darmo. Nie musi nawet przyjeżdżać do firmy (czy domu), bo po prostu połączy się z komputerem użytkownika w trybie pulpitu zdalnego.
Gdy już usługa zostanie skonfigurowana prawidłowo, będzie można przystąpić do pracy. Możemy „zasilić” bazę dokumentów Sendys przez wysłanie do systemu swoich plików PDF czy JPEG, przechowywanych na nośniku. Ponieważ program ma wbudowane funkcje OCR, umie przetworzyć pliki JPEG na przeszukiwalne pliki PDF. Może także skonwertować zwykłe pliki PDF na przeszukiwalne.
Z poziomu samej drukarki można zeskanować dokumenty i Sendys automatycznie je przetworzy (m.in. rozpozna tekst dzięki funkcji OCR). Dokumenty te będą potem dostępne z dowolnego urządzenia – komputera działającego w sieci lokalnej, a nawet smartfona. Wystarczy w przeglądarce internetowej zalogować się do panelu serwera Sendys.
Także na smartfony dostępna jest specjalna aplikacja Sendys Explorer. Po jej zainstalowaniu mamy dostęp do wszystkich swoich dokumentów z dowolnego miejsca na świecie. Narzędzie zapewnia dodatkowo funkcję „skanowania” dokumentów smartfonem: wystarczy je sfotografować, by trafiły do bazy Sendys (także one są poddawane rozpoznawaniu znaków OCR i konwertowane do przeszukiwalnych plików PDF). Szkoda tylko, że zdjęcie nie jest poddawane jakiejkolwiek wcześniejszej obróbce. Narzędzia takie, jak Office Lens i MyTinyScan, potrafią automatycznie „wyciąć” fotografowany dokument z tła, na przykład kartkę A4 leżącą na biurku, a Mobilny Sendys Explorer – nie, dlatego do bazy dokumentów trafia całe zdjęcie w oryginalnej postaci. Brakuje nam też bardzo funkcji podglądu dokumentu przed wydrukowaniem – taki podgląd jest dostępny chociażby w OKI Mobile Print.
Wspomnieliśmy, że nabywca opisywanej drukarki może pobrać za darmo narzędzie Sendys Explorer LITE. Pozbawione jest ono kilku ciekawych funkcji dostępnych w „pełnej” wersji platformy (Sendys Explorer Premium), m.in. modułu OCR ABBY (w wersji Lite jest dostępny darmowy Tesseract) oraz możliwości eksportu skanowanych dokumentów bezpośrednio do formatów MS Office (takich, jak Word i Excel) i dodawania wtyczek umożliwiających zapisywanie dokumentów na dyskach chmurowych (takich, jak Google Drive, Dropbox, OneDrive i MS SharePoint).
Jednak nawet w podstawowej wersji Sendys Explorer pozwala wprowadzić porządek w cyfrowych dokumentach w firmie, warto więc poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z tym narzędziem.
Podsumowanie
Drukarka OKI MC573dn, choć wygląda niepozornie, jest zaawansowanym narzędziem umożliwiającym kompleksowe wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w małej firmie, a także konfigurację systemu druku podążającego (o którym pisaliśmy na poprzedniej stronie). Cennym dodatkiem jest aplikacja Sendys Explorer, chociaż jej konfiguracja nie jest taka znowu łatwa, a do tego ma nie do końca intuicyjny interfejs (mimo wielkich przycisków o jaskrawych kolorach).
Zaletą OKI MC573dn jest niewygórowana cena, w zasadzie na poziomie przeciętnych laserowych urządzeń MFP. OKI jednak zapewnia też cały system zarządzania dokumentami. Dziwne jest natomiast to, że moduł WiFi jest tu opcjonalny. W przypadku sprzętu tej klasy w zasadzie powinien być dostępny już w podstawowej wersji.
Opisywany produkt umie jednak zaskakująco dużo i podczas testów niemal codziennie odkrywaliśmy w nim jakąś nową funkcję. Na pewno spodoba się zaawansowanym użytkownikom komputera (zwłaszcza frakcji #PCMasterRace ;-)), którzy chcieliby uporządkować swoje papierowe dokumenty. Mimo wszystko sprzęt jest przeznaczony raczej do średnich i małych firm niż do domu (chociaż cena nie wyklucza go z domowych zastosowań). Mniej zaawansowanym użytkownikom na pewno będzie potrzebne wsparcie albo ze strony samego producenta (na szczęście darmowe), albo firmowego informatyka, jednak po poprawnej konfiguracji i wstępnym przeszkoleniu OKI MC573dn zapewnia bardzo wiele możliwości i może się znakomicie sprawdzić jako drukarka firmowa.
Do testów dostarczył: OKI
Cena w dniu publikacji (z VAT): 1400 zł